תשתיות מחשוב למשרד חדש: צ'קליסט למעבר משרד

מעבר משרד עלול להשבית מכירות, שירות וגבייה גם כשהמחשבים מגיעים בשלום ליעד. תכנון תשתיות מחשוב למשרד חדש צריך להתחיל לפני שסוגרים את מיקום העמדות ולפני שמזמינים את המובילים. המטרה היא להגיע ליום המעבר עם אינטרנט פעיל, רשת שנבדקה ותוכנית עבודה למקרה שמשהו מתעכב.

אתם צריכים לחבר בין תוכנית השיפוץ, ספקי התקשורת והמערכות שהעובדים מפעילים בפועל. לכל תלות נדרש אחראי, ולכל מערכת קריטית נדרשת בדיקת קבלה עסקית. כך אפשר להחליט על המעבר לפי מצב התשתיות ולא רק לפי מועד מסירת המפתח.

תשתיות מחשוב למשרד חדש מתחילות במיפוי העבודה

תשתיות מחשוב למשרד חדש מתכננים לפי תהליכי העבודה והציוד שצריך לתמוך בהם. הכינו רשימה של עמדות, חדרי ישיבות, מדפסות, טלפונים, שרתים ומערכות כניסה, וסמנו את המיקום המתוכנן שלהם על תוכנית המשרד. ליד כל רכיב ציינו מי משתמש בו, לאיזו מערכת הוא מתחבר ומה יקרה אם לא יהיה זמין. הבדילו בין ציוד שחייב לפעול בפתיחת המשרד לבין ציוד שאפשר לחבר בהמשך, כדי שהעדיפויות יהיו ברורות גם לספקים.

רכזו גם את הפרטים שאינם מופיעים על תוכנית האדריכל: בעלות על חשבונות שירות, פרטי ספקים, הרשאות ניהול ומיקום קבצי ההגדרות. בררו אילו תוכנות מורשות לפי משתמש, מכשיר או שרת, ובדקו בתנאי הרישוי אם החלפת חומרה דורשת פעולה נוספת. אל תניחו שהעתקת תוכנה למחשב חדש מסדירה את הרישיון. שמרו את פרטי הגישה במערכת הסיסמאות הארגונית, והפיצו לספקים רק את המידע שנחוץ לתפקידם, בלי לצרף סיסמאות לקובץ המעבר המשותף.

בנו תוכנית שמציינת לכל משימה אחראי, תלות ותנאי סיום: למשל, חיבור עמדות תלוי בסיום הכבילה ובבדיקת המתגים. קבעו מי מוסמך לאשר דחייה ומי מחליט על עבודה מרחוק אם האתר אינו מוכן. בשלב הזה אפשר להיעזר ב-1iT לניהול ולתמיכה במחשוב העסקי במסגרת הקמת תשתיות IT ומעבר משרד. העבירו לכל המעורבים את אותה גרסה של התוכנית, כך שהחשמלאי, איש התקשורת ומנהל התפעול יעבדו לפי מיקומים והחלטות תואמים.

איך מוודאים שהאינטרנט והטלפוניה מוכנים?

האינטרנט מוכן למעבר רק אחרי שהחיבור הותקן בכתובת החדשה ונבדק עם מערכות העסק. בקשו מהספק אישור לגבי היתכנות החיבור, נקודת המסירה והעבודות הנדרשות בתוך הבניין. תאמו מראש גישה לחדרי התקשורת ולאזורים המשותפים עם הנהלת הנכס. בררו מי אחראי לכבל שבין נקודת המסירה לארון שלכם, ומה נדרש כדי שהטכנאי יוכל להשלים התקנה. אל תסתפקו באישור הזמנה או בהבטחה כללית שקיימת תשתית ברחוב.

בחרו חיבור לפי שימוש מקביל בשיחות, גישה לקבצים, מערכות עסקיות והעלאת מידע, ולא רק לפי מהירות ההורדה המפורסמת. בקשו הצעה כתובה שמפרטת קצב העלאה, תנאי שירות, ציוד והצורך בכתובת IP קבועה, שהיא כתובת אינטרנט שאינה משתנה לפי תנאי השירות. אם יישום מוגבל לכתובת המשרד הישן, תכננו את עדכון ההרשאה ובדקו אותו לפני הניתוק. בחנו גם חלופת חיבור, ובקשו להבין אם היא חולקת תשתית פיזית עם החיבור הראשי.

מפו בנפרד את הטלפוניה: מספרים ראשיים, שלוחות, תפריטי ניתוב, קבלת שיחות ומכשירים התלויים בקו. בקשו מספק הטלפוניה תוכנית להעברת השירות ולחלופה זמנית במקרה של עיכוב, בלי להניח שהמספרים יועברו אוטומטית עם האינטרנט. בצעו שיחות נכנסות ויוצאות ובדקו שהמספר המוצג נכון. אם משתמשים בחיבור סלולרי חלופי, בדקו קליטה מתוך המשרד עצמו, ובחנו בו שיחה ויישום עסקי במקביל כדי להבין אילו פעולות יוכלו להמשיך בזמן תקלה.

איך מתכננים כבילה, Wi-Fi וארון תקשורת?

את הכבילה והציוד הפעיל מתכננים לפי פריסת המשרד, תנאי המבנה והעומס הצפוי. סמנו נקודות רשת בעמדות, בחדרי ישיבות ובמיקומי ציוד משותף, ובקשו מהמתקין לתעד התאמה בין השקעים לחיבורים בארון. הגדירו מראש מה כוללת בדיקת הכבילה ומה יימסר לכם בסיום. בדקו גם אפשרות לשינוי סידור הישיבה בעתיד, כדי שלא תיאלצו לפתוח תעלות או למשוך כבלים במעברים בכל פעם שמתווספת עמדה או משתנה חלוקת הצוותים.

Wi-Fi הוא חיבור אלחוטי לרשת, ואת הכיסוי שלו צריך לבדוק בחדרים שבהם יעבדו בפועל. אל תקבעו מיקומי נקודות גישה רק לפי שטח המשרד; קירות, מחיצות וריהוט משפיעים על התוצאה. בקשו תכנון ראשוני ובדיקת כיסוי לאחר ההתקנה, ואז בצעו שיחת וידאו ובדיקת עבודה בכל אזור רלוונטי. הגדירו רשת אורחים נפרדת ובדקו שמכשיר המחובר אליה אינו מגיע למשאבים הפנימיים שהחלטתם לחסום, גם אם שמות הרשתות כבר נראים שונים.

מקמו את ארון התקשורת באזור שהגישה אליו נשלטת, עם תנאי אוורור וחשמל המתאימים לציוד. תנו לחשמלאי מוסמך לבדוק את ההזנה ותכננו עם איש המחשוב אילו רכיבים יקבלו גיבוי חשמל. בדקו אם המתגים יכולים להזין את הציוד המחובר ואם נשאר מקום לחיבורים המתוכננים. בקשו תיעוד ברור של החיבורים והזנת החשמל, ובדקו שאפשר לגשת לציוד לצורך תחזוקה בלי להזיז אחסון משרדי או לחשוף את הארון לכל מי שנכנס למשרד.

איך שומרים על המידע בזמן ההעברה?

שמירה על המידע במעבר דורשת גיבוי שנבדק, שליטה בציוד והגבלת גישה לספקים. לפני פירוק ציוד, ודאו שהגיבוי הושלם ובצעו שחזור ניסיוני של מידע שנחוץ לעבודה. שמרו גם עותק מוגן של הגדרות רכיבי הרשת, ותעדו היכן נמצאים מפתחות השחזור של התקנים מוצפנים. אל תעבירו את עותק הגיבוי היחיד באותו משלוח עם הציוד המקורי. אפשר להיעזר בתהליך ניטור גיבויים ובדיקות שחזור כדי לבחון את יכולת החזרה לעבודה לפני הפירוק.

לפי מדריך הרשות להגנת הפרטיות, תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע״ז–2017 מחייבות הגנה פיזית על המערכות המשמשות את המאגר מפני כניסה ללא הרשאה. במאגרים ברמת אבטחה בינונית או גבוהה נדרש גם תיעוד כניסת עובדים לאתרים ויציאתם, וכן הכנסת ציוד והוצאתו. קבעו את רמת האבטחה החלה על המאגר שלכם ובחנו את ההשלכות על ההעברה ועל האתר החדש. כהמלצה תפעולית, הכינו רשימת מסירה וקבלה של ציוד המכיל מידע.

כאשר ספק מקבל גישה למאגר מידע, בחנו את תחולת תקנה 15 ואת הסדרת ההתקשרות בהתאם למדריך הרשות המעודכן בעקבות תיקון 13. המדריך עוסק בשירות הכרוך בגישה למאגר באמצעות גורם חיצוני שאינו אדם יחיד, ומפרט בחינת סיכונים והוראות אבטחה ופיקוח. אל תסווגו אוטומטית כל מוביל כספק בעל גישה למאגר. הגדירו מי רשאי לטפל בציוד, לוו את העבודה הרגישה ובטלו הרשאות זמניות בסיום; את הסיווג המשפטי בדקו בהתאם למידע ולשירות שניתנים בפועל.

מה בודקים לפני שמנתקים את המשרד הישן?

מנתקים את המשרד הישן אחרי בדיקת תהליכי העבודה באתר החדש ואישור של האחראים העסקיים. בדיקת גלישה לבדה אינה מספיקה: הפעילו את מערכת הנהלת החשבונות, פתחו קובץ משותף, שלחו סריקה והצטרפו לפגישת וידאו. השוו תוצאה צפויה לתוצאה בפועל ותעדו תקלות לפי השפעתן. אם נדרשת עבודה זמנית מהבית, בדקו מראש שהעובדים יכולים להתחבר באמצעים המאושרים ושיש להם ציוד ופרטי תמיכה זמינים, במקום לאלתר גישה ביום המעבר.

בסביבת Microsoft 365 בדקו גם את מסלול התקשורת מהאתר החדש. Microsoft ממליצה על יציאה מקומית לאינטרנט ופתרון שמות סמוך לנקודת היציאה, כדי לצמצם מסלולים עקיפים לשירות. בקשו מאיש הרשת לבחון את ההגדרות מול ההנחיות העדכניות ורשימת היעדים הנדרשים. שינוי הכתובת או החלפת חומת האש עלולים להשאיר הגדרות שאינן מתאימות לתכנון החדש; בצעו התאמות מבוקרות ובדיקת יישומים, בלי לבטל בקרות אבטחה באופן גורף.

הגדירו מראש אילו תקלות מונעות פתיחה ומה החלופה המאושרת לכל אחת. לפני המסירה הסופית, עברו עם נציגי הצוותים על רשימת הבדיקות הבאה ושמרו את התוצאות לצד פרטי הספקים. לאחר שהעבודה מתייצבת, עדכנו את תיעוד הרשת והציוד ובטלו שירותים והרשאות שאין בהם צורך. השאירו את ביטול הקווים הישנים להחלטה מסודרת שתביא בחשבון התחייבויות, זמינות חלופות ותלויות שהתגלו בבדיקות, כדי שלא לאבד דרך חזרה לפני שהעסק מוכן לכך.

• אינטרנט: כניסה למערכות, העלאה והורדה של קבצים ובדיקת החיבור החלופי.
• תקשורת: שיחות נכנסות ויוצאות, פגישות וידאו והפעלת ציוד חדרי הישיבות.
• עמדות: התחברות משתמשים, גישה לקבצים, הדפסה וסריקה.
• אבטחה: הפרדת אורחים, הרשאות ניהול וגישה פיזית לציוד.
• תפעול: אישור מנהלי הצוותים והפצת הוראות עבודה ופרטי תמיכה לעובדים.

שאלות נפוצות