דיווח מיידי על אירוע אבטחה חמור: הכנה, אחריות ותיעוד

אירוע אבטחה חמור עלול לחייב דיווח מיידי לרשות להגנת הפרטיות, במקביל לבלימת הפגיעה בעבודה ובשירות ללקוחות. הכינו מראש סיווג מאגרים, בעלי אחריות ותבנית דיווח שאפשר להפעיל גם כשהתמונה חלקית. המדריך מפרט הכנה, דיווח ראשוני, בלימה ותרגול, עם תוצרים לאימות השלמת כל שלב.

בחנו דיווח במקביל לבלימת האירוע

בחנו את הצורך בדיווח במקביל לצמצום החשיפה ולהמשך השירות ללקוחות. שירות הדיווח של הרשות להגנת הפרטיות מציג חובת דיווח מיידי על אירוע אבטחה חמור ומפנה לתקנה 11(ד) לתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע״ז–2017.

בקשו מהייעוץ המשפטי לבחון את החשיפה לפי הדין החל ונסיבות האירוע.

תיעוד תפעולי וספי הדיווח לפי הנחיות הרשות

כהמלצה תפעולית, תעדו התרעות, עובדות, החלטות ופעולות גם כאשר טרם הוכרעה חובת הדיווח. לפי הנחיות הרשות בשירות הדיווח, ברמת אבטחה בינונית נדרש דיווח כאשר נעשה שימוש, לרבות גילוי, העתקה, העברה או מסירה, ללא הרשאה או בחריגה מהרשאה בחלק מהותי מהמאגר, או כשנוצר עותק של המידע. ההנחיות כוללות גם פגיעה בשלמות המידע לגבי חלק מהותי מן המאגר, ובה הצפנה או מניעת גישה, גם כשהעותק נותר במערכות המאגר.

ברמת אבטחה גבוהה, הנחיות הרשות כוללות כניסה למערכות המאגר המאפשרת גישה למידע ללא הרשאה או בחריגה מהרשאה, גם ללא הוכחת שימוש בפועל. הן כוללות גם גישה כזאת כאשר אין דרך לדעת את היקף החשיפה, משכה או הפעולות שבוצעו. לכן היעדר הוכחה להעתקה אינו מספיק לשלילת חובת דיווח. אמתו עם הייעוץ המשפטי את רמת המאגר ואת החובות החלות עליו; במקרה של סתירה בין דף השירות לדין, הוראות הדין גוברות.

תרחיש עסקי לבירור	שאלות שצריך לברר ולתעד
קישור SharePoint פתוח	איזה מידע נגיש, למי, מאיזה מאגר, והאם יש תיעוד גישה?
חשבון Microsoft 365 שנפרץ	לאילו תיבות וקבצים הייתה גישה, והאם השתנו הרשאות או כללי העברה?
יצוא CRM שנשלח בטעות	מי קיבלו את הקובץ, מה היקפו והאם נוצר עותק בלתי מורשה?
הרשאה שגויה במערכת שכר	מי יכלו לצפות, באילו נתונים ולמשך איזו תקופה?
כופרה ללא דליפה מוכחת	איזה מידע הוצפן או נחסם, ומה רמת המאגר והיקף הפגיעה?

1. הכינו מיפוי, סמכויות וערוצי קשר

מפו מאגרים ומערכות

אחראים: בעל התהליך העסקי ו־IT, בסיוע ייעוץ משפטי. מפו מאגרים ואת המערכות שמציגות ומייצאות מהם מידע, לרבות שכר, CRM וקבצים משותפים. ראיית השלמה: מסמך מיפוי וסיווג מנומק שאושר בידי הגורם המוסמך.

קבעו סמכות החלטה והגשה

אחראית: ההנהלה. מנו מנהל אירוע, מוסמך החלטה, מגיש ובודק, וקבעו מחליפים ומסלול הסלמה גם מחוץ לשעות הפעילות, בהתאם להסכמי השירות. שלבו ממונה על הגנת הפרטיות, אם מונה. ראיית השלמה: נוהל מאושר עם שמות, סמכויות וזמינות מוסכמת.

הכינו קשר וגישה לשעת חירום

אחראים: תפעול ו־IT. שמרו אנשי קשר ועותק מוגן של הנוהל גם למצב שבו הדואר הארגוני אינו זמין. בדקו גישה לפי תפקיד למסמכים ולכלי איסוף הראיות. ראיית השלמה: רישום בדיקת קשר וגישה, עם תאריך ושם הבודק.

הגדירו בחוזה ובנוהל מי מהספקים מעדכן את העסק, מי מעביר ראיות ומי מאמת הגשה לרשות; אל תניחו שהספק דיווח עבורכם. אפשר לחבר זאת לתוכנית המשכיות עסקית והתאוששות מאסון, כדי שהטיפול במידע והמשך השירות ללקוחות יישענו על אחריות ברורה.

2. הגישו דיווח ראשוני ותעדו את ההגשה

רכזו את המידע הידוע

אחראי: מנהל האירוע, בסיוע IT והספקים. הפרידו עובדות, הערכות ופרטים שטרם התבררו. רכזו פרטי ארגון ומדווח, מאגר וספק, מועדים ידועים, סוגי מידע, היקף משוער ופעולות בלימה. ראיית השלמה: טיוטה מתוארכת והפניות לאסמכתאות; היקף שאינו ידוע יסומן בבדיקה ולא כאפס.

החליטו והגישו

אחראים: מוסמך ההחלטה והמגיש, בסיוע ייעוץ משפטי. בחנו את המידע מול הנחיות הרשות והדין החל, ותעדו את ההחלטה. כאשר נדרש דיווח, הגישו דרך השירות המקוון שאליו מפנה דף הרשות. ראיית השלמה: החלטה מנומקת ועותק המידע שנמסר.

תעדו הגשה והשלמות

אחראים: המגיש ובודק נוסף. שמרו תיעוד משלוח ואישור קבלה ככל שהתקבל, ופעלו לפי הנחיות השירות אם חסר אישור. רכזו פרטים שנותרו בבירור והקצו אחראי להשלמתם. ראיית השלמה: רישום ההגשה ורשימת משימות להמשך.

שירות הרשות מציג דיווח מיידי ומפנה לתקנה 11(ד). כאשר חלה החובה, אל תמתינו לתחקיר מלא או לתשובת הספק: מסרו את הידוע וסמנו מה עדיין בבירור. הגיעו להגשה המקוונת מתוך דף שירות הדיווח המאומת. אם עשויה לחול גם GDPR, בקשו בחינה משפטית נפרדת; אין להסיק ממועדים בדין אחר שמותר להמתין בדיווח בישראל.

תבנית דיווח להעתקה ודוגמת מילוי

השתמשו בשדות הבאים כטיוטת עבודה והתאימו אותה לשדות ההגשה שאליהם מפנה דף שירות הרשות. הדוגמה מומצאת לצורך תרגול בלבד; היא אינה תיאור לקוח או הכרעה שחלה חובת דיווח.

שדה	דוגמת מילוי לתרגול
ארגון ומדווח	עסק לדוגמה; מנהלת תפעול; טלפון ודואר ארגוניים יוזנו בטופס
מאגר וספק	מאגר לקוחות; תיקיית יצוא CRM ב־SharePoint; פרטי הספק בבדיקה
גילוי ותחילת האירוע	התגלה היום בעקבות פניית עובד; שעות מדויקות ומועד תחילת החשיפה בבדיקה
הידוע כעת	קישור לקובץ לקוחות אפשר גישה ללא ההגבלה המתוכננת
מידע והיקף	שמות ופרטי קשר; מספר הרשומות והניגשים טרם אומת
פעולות	הקישור בוטל; נשמר תיעוד ההגדרה; החל איסוף לוגים
אי־ודאות	משך החשיפה, הורדות ושיוך המאגר נבדקים
המשך ואיש קשר	מנהלת האירוע מרכזת ממצאים; פרטי קשר מלאים מצורפים להמשך בירור

3. בלמו את האירוע ושמרו ראיות

צמצמו גישה מסוכנת

אחראי: צוות IT או הספק המוסמך, בתיאום עם מנהל האירוע. בטלו קישור חשוף או חסמו חשבון שנפרץ לפי הצורך, ותעדו את השינויים בלי לעכב בלימה נחוצה. ראיית השלמה: רישום הפעולה, מבצעה ומועדה, והמצב שנבדק לאחריה.

שמרו תיעוד טכני

אחראי: אוסף הראיות שהוגדר בנוהל. אספו תיעוד בכלים הזמינים ובהרשאות המתאימות, ושמרו לכל ראיה מקור, מועד איסוף ושם האוסף. הגבילו גישה לתיק האירוע. ראיית השלמה: אינדקס ראיות וקבצים קריאים בתיק מוגן.

תקנו ואשרו חזרה לעבודה

אחראים: IT ובעל התהליך העסקי. טפלו בגורם לתקלה ובדקו שההרשאות המתוקנות מאפשרות עבודה תקינה. מנהל האירוע ירכז ממצאים להשלמת הדיווח לפי הצורך. ראיית השלמה: תיעוד התיקון, תוצאות הבדיקה ואישור בעל התהליך.

בחשבון Microsoft 365 שנפרץ, היעזרו בהנחיות Microsoft לטיפול בחשבון שנפרץ, בהתאם לסביבה ולהרשאות הזמינות. פנייה למערך הסייבר ולמוקד 119 מאפשרת קבלת מענה מקצועי ראשוני, אך אינה מחליפה דיווח לרשות להגנת הפרטיות; גם פנייה למשטרה אינה תחליף. בחנו בנפרד עם הייעוץ המשפטי אם נדרשת הודעה ללקוחות ולעובדים.

יומן החלטות להעתקה

מועד	עובדה או אי־ודאות	החלטה ונימוק	אחראי	ראיה והמשך
בזמן הגילוי	תיאור ההתרעה ומקורה	פתיחת אירוע והסלמה	מנהל האירוע	הפניה לראיה המקורית
בעת בחינת הדיווח	מאגר, סיווג ומידע זמין	דיווח או מסקנה מנומקת לבחינה חוזרת	מוסמך ההחלטה וייעוץ משפטי	ממצא שעשוי לשנות החלטה
לאחר הגשה	מה נמסר ומה חסר	אימות קליטה והשלמה	מגיש ובודק	תיעוד הגשה ומשימות פתוחות

4. תרגלו את הנוהל וסגרו פערים

הפעילו תרחיש תרגול

אחראי: מנהל האירוע, בהשתתפות הנהלה, תפעול ו־IT או הספק. תרגלו דיווח של עובד על קישור פתוח כאשר מנהל האירוע הקבוע נעדר. ראיית השלמה: יומן תרגול הכולל זמני הסלמה, זיהוי מאגר, איסוף ראיות והכנת דיווח חלקי. אלה מדדי תרגול פנימיים, ולא מועדים שקובע הדין.

סגרו פערים ואמתו תיקונים

אחראי: מנהל התרגול. הקצו לכל פער בעל אחריות ומועד השלמה, עדכנו את הנוהל וההתקשרויות לפי הצורך ובדקו מחדש את הפעולות שנכשלו. ראיית השלמה: רשימת פערים עם תוצאות אימות ואישור הנהלה לסגירתם.

עודכן: 29.10.2026.

מוכנות לתגובה לאירוע אבטחת מידע

דברו איתנו על היערכות לתגובה לאירוע אבטחת מידע.

דברו עם 1iT